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20 aoû 07

Classer ses actions avec GTD

Par JM le 20 aoû 07, 13:42

Milkman

Au dernier épisode nous avons vu, une fois une action choisie dans la todo list, comment mettre en place les conditions pour l'accomplir efficacement.

Mais quid si le choix de l'action lui-même dure plus de 30 secondes ? Ça n'arrivera que si votre liste d'actions est très longue. Avec une liste d'une dizaine d'actions l'identification de l'action suivante ne peut être que rapide et gérer un système de corbeilles multiples et de contextes serait une pure perte de temps.

Non à la procrastination

Et c'est là un point important : attention à ce que la recherche de productivité ne devienne pas une forme de procrastination ! Devant la multitude de méthodes, de livres, de blogs qui parlent de productivité, la tentation est grande de passer chaque jour des heures à absorber des techniques qui permettent de gagner... juste un peu moins. De même que l'email, les méthodes de productivité ne doivent pas devenir une fin en soi : l'objectif reste de faire des actions. Ne prenez pas des commandes, faites des sandwichs ! Alors autant l'acquisition de méthodes efficaces comme GTD ou plus spécifiquement Inbox zero apporte rapidement un gain énorme, autant il ne faut pas se leurrer : passer deux heures par jour à perfectionner ces techniques en fait un hobby qui peut certes être excitant mais ne vous fera pas gagner davantage de temps. Pour reprendre la loi des 80/20 dont nous parlions hier, 20% de GTD vous apporte 80% des gains de productivité. Donc si vous êtes devenu mordu, voyez-le bien comme un hobby et priorisez-le en conséquence par rapport à vos réels objectifs dans la vie. À moins que votre objectif dans la vie soit d'être un expert en productivité pour conseiller les autres, ne confondez pas objectifs et distractions.

Buckets

Cela dit, si vous avez vraiment besoin d'organiser vos actions, voici comment faire : nous avons pour l'instant deux corbeilles (ce que GTD nomme buckets) avec Action et Hold. Si Action grossit trop, il y a des chances que toutes les actions n'aient pas la même urgence. Il suffit donc de créer davantage de corbeilles pour accéder rapidement aux actions urgentes. Vous pouvez ainsi, pour conserver une terminologie anglaise, créer des corbeilles Today (les actions à faire aujourd'hui), This week (cette semaine), This month (sous 30 jours), et Someday (aucune urgence). Vous pouvez aussi en créer moins : faites-en le moins possible pour être efficace.

Chaque soir, la corbeille Today doit être vide. Le lendemain matin, vous traitez la corbeille This week et déplacez dans Today les actions à faire dans la journée. À la fin de chaque semaine This week doit être vide, et vous traitez This month pour récupérer les actions de la semaine suivante. Enfin une fois par mois (This month n'est pas forcément vide puisque c'est à traiter sous 30 jours mais pas toujours pour la fin d'un mois) vous traitez Someday.

Maintenant, losque vous terminez une action, vous êtes certain d'en trouver une urgente dans Today. Vous pouvez alors choisir en fonction du temps nécessaire, du niveau d'énergie requis (valider des congés contre argumenter un choix difficile), ou du contexte.

Contextes

Le contexte est l'ensemble des conditions matérielles qui fait que vous êtes à même d'accomplir une action dans un contexte et pas dans un autre : devant un ordinateur, au téléphone, dehors, à la maison, au travail, ... Pour bien souligner la limitation physique qu'est un contexte, GTD recommande de les préfixer par « @ » : @boulot, @maison, @dehors, etc. Mais l'utilisation des contextes implique chaque fois que vous mettez une action dans Today de la classer suivant son contexte. Or si la plupart des actions que vous organisez ont lieu au bureau derrière un PC, les contextes n'auront pas de valeur ajoutée.

Projets

Pour finir ce tour de GTD, si une action vous paraît trop lourde ou mal définie elle peut être décomposée en actions plus courte : faites-en une sous-corbeille dans une corbeille Projects, et dans cette sous-corbeille listez les premières actions qui vous viennent à l'esprit pour accomplir ce projet. Ensuite mettez la 1ère de ces actions dans votre liste d'actions à faire, et lorsque vous l'aurez faite vous mettrez la suivante : assurez-vous que vous avez toujours une action à faire pour chaque projet en cours.

Conclusion

En pratique, les dossiers de messagerie ne sont plus adaptés lorsqu'il faut gérer des contextes, des projets ec. (notamment vous ne pouvez pas modifier les entrées à posteriori) et il faudra donc gérer des listes d'actions en dehors de la messagerie. Cela prend du temps, donc ne le faites que si la simple utilisation de la messagerie est clairement insuffisante. Ne perdez pas du temps à en gagner ! Si vous restez avec la solution messagerie, vous irez beaucoup plus vite en mettant en place des raccourcis clavier comme expliqué dans ce billet.

J'espère que cette série Inbox zero et GTD vous fera gagner autant de temps qu'à moi. Pour en consacrer davantage à ce qui compte vraiment pour vous. Comme disait l'autre : Stay hungry. Stay foolish.

GTD, from 'Clear Your Mind'

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18 aoû 07

Concentré : stop aux interruptions

Par JM le 18 aoû 07, 13:24

Sagesse, Doug Hyde

Depuis le début de cette série sur une utilisation productive de l'email, nous avons vu comment passer de l'inconfort d'une Inbox pleine et d'un classement fastidieux à la simplicité d'une Inbox vide, d'un unique répertoire d'archives, et d'une liste d'actions.

À retenir

S'il n'y avait qu'une idée à garder, ce serait de ne s'intéresser parmi les dizaines de mails quotidiens qu'à ce qui est actionnable. Le reste c'est soit du vent soit de l'information qui doit être archivée et qui pourra resservir plus tard.

S'il y a une deuxième idée à garder, c'est de faire tout de suite ce qui peut être fait en moins de deux minutes (envoyer un document que l'on a sous la main, fixer un rendez-vous, ...) : ça permet de s'en débarrasser définitivement.

Tout ça ne doit pas prendre plus de 20 minutes par jour, de sorte que le temps restant peut être consacré à ce qui compte : faire les actions.

Prenez-donc votre dossier Action, choisissez l'action la plus urgente/qui prend le moins de temps/qui vous plaît le plus, et fermez votre messagerie

Éviter les interruptions

C'est très important de fermer votre messagerie car les interruptions vous empêchent d'être efficace. S'il vous est un jour arrivé d'essayer de lire un livre alors que quelqu'un vous posait une question toutes les deux minutes, vous voyez ce que je veux dire. Chaque fois que vous passez d'une tâche à une autre, de la rédaction d'un document à la consultation de vos mails, vous perdez trente secondes à faire la mise au point. Et de nouveau dans l'autre sens. Si vous le faites toutes les dix minutes, vous perdez 10% de votre temps.

Il faut donc casser l'habitude de vérifier ses mails toutes les dix minutes : pour commencer, passez à une fois par heure. Si cela vous fait peur, regardez vos derniers mails : pour combien d'eux la réponse ne pouvait-elle vraiment pas attendre une heure ? Quelles auraient été les conséquences ? Voyez vous-même : le coût est négligeable, les gains en efficacité sont énormes. Au passage, si votre messagerie a une fonctionnalité pour vous prévenir dès qu'un mail arrive (son, popup, ...), soyez sûr de la désactiver. Regardez vos mails une fois par heure, et chaque fois traitez-les jusqu'à l'Inbox zero.

De même, quand vous avez avez vraiment besoin d'être efficace (si ce n'est pas tout le temps), et surtout si vous avez un mobile dont les gens connaissent le numéro, mettez votre téléphone fixe en répondeur automatique. Si c'est important, la personne laissera un message. Mais là encore n'écoutez pas les messages tout de suite : regroupez, faites-le une fois par heure au moment où vous regardez vos mails.

Sur le mobile enfin, vous ne devriez recevoir que les appels urgents. Si ce n'est pas le cas, n'ayez pas peur de dire à vos interlocuteurs de n'utiliser ce numéro qu'en cas de réelle urgence. Renvoyez les numéros masqués sur la boîte vocale, et si la personne laisse un message écoutez-le tout de suite pour voir si c'est urgent. Pour les autres appels répondez tout de suite, et allez à l'essentiel.

Avec ce système, vous êtes toujours joignable en cas d'urgence, et le reste ne vous empêchera plus d'être productif.

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17 aoû 07

Une Inbox vide pour un esprit libre

Par JM le 17 aoû 07, 11:48

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Si vous avez suivi le billet d'hier, vous n'avez plus qu'un sous-dossier dans votre Inbox, Archive, ce qui en plus du temps de classement gagné est assez relaxant : si ce n'est pas là, pas la peine de chercher ailleurs.

Maintenant, votre Inbox déborde toujours : il y a 200 mails dedans, dont 150 non lus et 50 qui sont des discussions en cours, ou bien des actions que vous ferez plus tard, quand vous aurez le temps, mais vu qu'il y a 150 mails non lus et qu'il arrive 10 nouveaux mails chaque heure ce n'est pas pour aujourd'hui !

C'est là qu'intervient GTD. GTD (Getting Things Done) est une méthode de productivité très en vogue chez nos amis anglosaxons, dont l'idée de base est que lorsque notre cerveau a trop de choses à retenir, il se bloque : on est tellement occupés à ne rien oublier qu'on n'arrive plus à se concentrer sur une action précise pour l'accomplir. Il s'agit donc de se libérer l'esprit, en mettant au point un système qui nous mettra sous le nez les bonnes actions et les bonnes infos au moment où on en aura besoin.

Appliqué à la gestion d'email, cela signifie avoir le courage de jeter tout ce qui n'est pas important, faire tout ce qui peut être fait rapidement, mettre les autres actions dans une todo list, et archiver tout le reste.

Avant de commencer il faut bien garder à l'esprit que l'email n'est qu'un medium dont la fin est de nous permettre de faire des actions. Pas de sentimentalisme, on peut supprimer les mails inutiles. Et tout ce qui pourrait être utile quelques semaines plus tard, une fois archivé, pourra être retrouvé en une poignée de secondes avec les outils de recherche évoqués hier.

C'est parti : créez deux nouveaux sous-répertoires dans votre Inbox, Action et Hold (avec Archive, le Trusted Trio). Puis attaquez-vous à l'Inbox. Le but est de la vider : Inbox zero. Prenez les mails un par un, en partant du plus vieux ou du plus récent (personnellement je partirais du plus récent mais faites comme vous préférez), et appliquez la méthode suivante :

  • si ce n'est pas important et que ça ne risque pas de le devenir, supprimez, si vous hésitez passez à l'étape suivante ;
  • si c'est une information, lisez-la puis rangez-la dans Archive (notez qu'un document de 10 pages à lire n'est pas une information, c'est une action) ;
  • si c'est une action qui prend moins de 2 minutes montre en main, faites-la tout de suite (ça prendrait plus de temps de la ranger maintenant et de la ressortir plus tard), puis archivez ;
  • si votre action a consisté à déléguer et/ou que vous attendez une réponse, copiez votre message dans Hold ;
  • si c'est une action qui prend plus de 2 minutes, rangez-la dans Action.

Continuez jusqu'à l'Inbox zero. Ne vous laissez pas embarquer dans une action qui vous prendrait plus de 2 minutes. Si vous avez 200 mails à traiter et que 10% sont actionnables, dont la moitié en moins de 2 minutes, vous en avez pour 40 minutes. Ce n'est pas cher payé pour passer d'une Inbox pleine à craquer et génératrice de stress, à une Inbox vide et une liste de 10 actions lisibles en un clic dans Action ! Quant aux gens qui risquent de ne pas vous répondre, vous pouvez être tranquilles puisque toutes les réponses en attente sont dans Hold.

Désormais, chaque fois que vous checkez vos mails, traitez jusqu'à l'Inbox zero. Si vous ne le faites pas, ça revient à les traiter deux fois.

Si des mois d'incurie font que votre Inbox ne contient pas 200 mails mais 1000, déplacez les 800 plus vieux dans un sous-dossier DMZ que vous traiterez un peu chaque jour. Il n'y a pas de recette miracle pour tout traiter d'un claquement de doigts, et l'essentiel est de mettre en place le système : vider l'Inbox et la garder vide.

Astuce : Avec Outlook 2003, vous pouvez affecter des raccourcis-clavier aux 3 dossiers pour accélérer le traitement, et vous pouvez également afficher le nombre de mails de Action et Hold (pas seulement les non-lus) : clic-droit sur le dossier, Propriétés, puis Afficher le nombre total d'éléments dans l'onglet Général.

Demain nous verrons comment traiter efficacement le dossier Action.

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16 aoû 07

Email : gagnez 20 minutes par jour

Par JM le 16 aoû 07, 11:34

Bibliothèque du Trinity College, Dublin

Hier nous avons vu la situation de départ qui a deux caractéristiques :

  • un temps de gestion des mails de l'ordre de 20 minutes par jour, qui n'est pas utilisé pour faire des actions ;
  • une Inbox débordante d'actions et d'informations non traitées, qui génère du stress.

Nous résoudrons aujourd'hui le premier point : il faut bien voir que l'email est un medium dont la seule fin est de véhiculer de l'information et surtout des actions. Tout le temps qui est passé à gérer des emails ne l'est pas à faire des actions. En plus c'est assez frustrant de réaliser que l'on passe 20 secondes à ranger chaque mail, alors que seul 1 sur 100 aura besoin plus tard d'être retrouvé.

Pour reprendre la métaphore de Merlin Mann, imaginez dans une boulangerie le vendeur qui reçoit une commande de sandwich : ah tiens, c'est une jolie commande, je vais la ranger dans la corbeille bleue. Il reçoit une autre commande, puis une autre : hmm, vaut-il mieux les classer par ordre alphabétique, chronologique, ... On s'en fiche ! Ce qui compte c'est de servir des sandwichs !

C'est pareil pour vos mails : ne passez pas de temps à les trier, les organiser, les archiver, ça ne vous rapproche d'aucun de vos objectifs. Faites des actions ! Pour cela il faut un système simple.

Finis les 30 dossiers et les questions existentielles au moment du rangement, du genre : un mail sur la Babybox espagnole va-t-il dans le dossier Babybox, le dossier Espagne, ou bien faut-il un nouveau dossier ? Exit l'arborescence à trois niveaux, utilisez un unique dossier Archive !

Le progrès scientifique nous a apporté les voyages dans l'espace, le Fanta cerise et des outils de recherche performants, alors plus la peine d'être bibliothécaires à mi-temps ! J'utilise pour ma part Orange Desktop Search qui est un simple relooking de Copernic, mais j'ai auparavant utilisé Google Desktop qui était très bien aussi (et existe pour Mac et Linux) ; il faut juste éviter Lookout (pour Outlook) qui est mieux intégré mais n'indexe pas au fil de l'eau.

Exercice du jour : créez un dossier Archive, faites une recherche de tous vos mails bien rangés, déplacez-les tous dans Archive, et supprimez les anciens répertoires. Outre le temps gagné chaque jour désormais dans le rangement des mails, la simplicité de ce système est psychologiquement très apaisante.

Demain nous verrons comment passer du stress d'une Inbox débordante à une petite liste d'actions.

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15 aoû 07

Email : introduction à la productivité

Par JM le 15 aoû 07, 20:20

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  • Vous avez plus de 30 dossiers pour ranger vos mails.
  • Quand vous avez traité un mail, vous passez plus de 10 secondes à décider dans quel dossier le ranger.
  • Vous recevez plus de 50 mails par jour. 200 jours par an.
  • Quand vous devez retrouver un mail, ça va plus vite avec un outil de recherche genre Google Desktop (ou Orange Desktop Search).
  • Régulièrement, vous devez réorganiser un peu vos dossiers : sujet périmé, nouveau projet, ...
  • Vous rangez les mails seulement après y avoir répondu ou décidé de ne pas y répondre.
  • Certains mails attendent depuis plus de 2 mois dans votre Inbox, et vous culpabilisez chaque jour en les voyant.
  • Les mails ainsi lus 10 fois s'accumulent dans votre Inbox avec les mails non lus qui continuent d'arriver.
  • Vous parcourez ces mails qui arrivent, vous avez même un joli popup pour vous prévenir à chaque fois, et en déplacement vous les checkez toutes les heures avec votre Blackberry, mais ça arrive souvent que quelqu'un vous dise « je t'ai envoyé un mail » et que vous lui répondiez « oui c'est possible, j'en ai 200 en retard »
  • Vous en avez assez.

Si vous vous reconnaissez dans ces 10 points, réjouissez-vous, vous n'êtes pas seuls. J'étais moi-même ainsi submergé il y a encore deux mois. Aujourd'hui ce n'est plus le cas. Mon Inbox est vide et je fais plus de choses. Je reçois toujours 80 mails par jour, mais je les traite de façon beaucoup plus efficace. Ce billet est le premier d'une série qui vous explique comment.

Demain nous verrons comment gagner 20 minutes par jour en réduisant le nombre de dossiers.

Je remercie au passage Merlin Mann pour la série originale Inbox Zero. Pour un apprentissage accéléré, regardez son Google TechTalk.

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28 juil 07

Outlook : Ranger ses mails au clavier

Par JM le 28 juil 07, 22:52

Inbox zero

Les gourous de la gestion d'information, de Robert Scoble à Merlin Mann, distinguent les filers et les pilers : pour gérer leurs mails les filers ont soixante dossiers, les pilers deux ou trois. L'idée des pilers étant de s'appuyer sur des outils de recherche performants pour retrouver l'info. Je suis devenu un piler après avoir lu cet article et vu cette conférence.

J'ai donc déplacé le contenu de mes 147 dossiers dans 1 seul nommé Archive, et traité mon Inbox jusqu'à 0 avec ces 2 dossiers supplémentaires : Action et Hold.

Pour accélérer le traitement de l'Inbox avec Outlook 2003, voici comment créer un raccourci clavier pour déplacer les mails sélectionnés dans un répertoire. 5 minutes chrono :

  • créer une signature électronique
  • créer une macro
  • lui affecter un raccourci clavier

Créer une signature électronique

Cette étape est nécessaire pour lancer des macros Outlook lorsque le niveau de sécurité n'est pas au plus bas. Il suffit de lancer SELFCERT.EXE qui doit se trouver sous Program Files\Microsoft Office\Office, de taper votre nom (j'ai mis mes initiales) et de faire OK.

Créer une macro

Dans Outlook, faites Outils > Macro > Macros, tapez MoveToArchive puis Créer. L'éditeur VB s'ouvre, profitez-en pour créer toutes vos macros de déplacement d'un coup en copiant-collant le code de ce fichier : MoveToFolder.vba (d'après Chewy)

Pour affecter votre signature électronique à ce projet, dans l'éditeur VB faites Outils > Signature électronique et choisissez celle que vous avez créée à la 1ère étape. Ça y est, vous pouvez quitter l'éditeur VB.

Lui affecter un raccourci clavier

Dans Outlook cliquez-droit sur une de vos barres de boutons et faite Personnaliser, onglet Commandes, catégorie Macros. Vos macros apparaissent dans la partie droite, prenez MoveToArchive et faites-la glisser sur la barre de boutons. Cliquez-droit sur le nouveau bouton, changez le nom pour &X et choisissez Texte seul pour ce bouton.

Voilà, si vous sélectionner un mail dans votre Inbox et faites Alt+X, le mail est déplacé dans Archive. Si la lettre que vous avez choisie est déjà affectée à un menu ou un bouton, il faut d'abord soit supprimer le & du nom de ce menu/bouton, soit choisir une autre lettre.

Maintenant, à vous de vider votre Inbox !

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